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“Que es Oracle UPK” Preguntas Frecuentes

“Que es Oracle UPK” Preguntas Frecuentes
Primero y principal, queremos agradecer a todos los asistentes de nuestro webcast del 8 de octubre de 2013 ¿Qué es Oracle UPK? Tanto la presentación como la sesión de preguntas y respuestas fueron un éxito, y en tanto lo prometido es deuda, a continuación incluimos una transcripción de las preguntas respondidas durante el webcast, así como algunas preguntas que quedaron sin responder.

¿UPK es parte del software de Oracle? ¿Está incluido en la instalación regular de Oracle? ¿Necesitamos comprar una licencia para usarlo?
Imagino que se refiere a las bases de datos o a la aplicación de Oracle EBS. La respuesta es no – UPK es un producto separado, que se licencia y se instala de manera independiente a la aplicación y la base de datos. De hecho puede usarse con cualquier sistema, no solamente Oracle. Así que no viene incluido ni con la aplicación ni con la base de datos.

Para conocer las opciones de licenciamiento recomendamos hablar con los ejecutivos de cuenta de Oracle, pero sí podemos anticipar que hay dos niveles de licencia: una para el desarrollador, que es la persona que edita y genera contenidos, y otra para los usuarios.

¿Se puede usar este producto para otros programas además de Oracle? ¿Podemos crear capacitaciones para otro software o es necesaria una licencia especial?

La licencia es la misma. Una vez que la herramienta está licenciada, se puede usar UPK para generar contenido capturando imágenes de cualquier aplicación – puede ser de una aplicación de escritorio, corporativa, de ERP, CRM, recursos humanos. No se requiere una licencia distinta en base a la aplicación para la cual se desea generar contenidos.

Quiero usar UPK para otras aplicaciones. ¿Dónde están ubicadas las grabaciones para que los usuarios puedan acceder al contenido?

UPK genera archivos en un formato propio que después se convierten en imágenes en movimiento a través de un programa que incluye la herramienta. La documentación de la herramienta detalla todos los pasos necesarios para instalar el contenido ya sea en un directorio compartido o en un servidor web desde el cual se le quiera dar acceso a los usuarios. También hay otra forma de acceder al contenido, a través del Knowledge Center.

El Knowledge Center es una forma de poder concentrar todas las capacitaciones y documentos que se crean desde la herramienta para poder implementarlas en este repositorio central. Esto le da la posibilidad a los usuarios de acceder a cada uno de los tópicos y materiales de manera organizada, con una estructura jerárquica que permite fácilmente encontrar el contenido. También, mediante la correcta configuración, permite contactar expertos en esos temas puntuales, proveer feedback, hacer preguntas y responder dudas, todo a través de la herramienta.

El contenido generado lo puedo compartir en otro portal como Sharepoint? O puedo hacer de UPK un portal estilo Sharepoint para ordenar mi contenido por aplicación?
Sí. El contenido tiene dos formatos. Algunos son documentos, archivos de Microsoft Word totalmente estándar, así que se puede hacer con ellos lo que uno quiera, inclusive subirlos al SharePoint. Las simulaciones, por otro lado, son archivos en un  formato propio de UPK, y para verse en ejecución requieren de un runtime que es un programa que forma parte de la herramienta de UPK. UPK está pensado para que ese runtime se instale en un servidor de aplicaciones o un servidor web – que podría ser un portal interno de la empresa para que todos los usuarios tengan un link y puedan acceder a las simulaciones, que estarían ordenadas en distintas carpetas según flujos de proceso, módulos, etc. La herramienta viene con instrucciones sobre cómo instalar estos programas ejecutables y esos archivos, así que se pueden subir. Lo que será necesario es que el ejecutable este en un servidor web. SharePoint es sólo un repositorio de archivos, no se pueden ejecutar programas desde ahí. Se puede tener los ejecutables en un servidor web, y guardar los archivos que contienen las simulaciones en Sharepoint o en otro sistema de manejo de archivos –  lo más sencillo sería tener un directorio compartido en una máquina Windows. Así que la respuesta es un sí a medias.

¿Cómo se hace la definición de “escenario de negocio”? ¿A qué nivel se hace?

Eso depende de lo que la empresa considere más adecuado. Algunas empresas definen un escenario que podría llamarse “manejo de facturas de proveedores”, y dentro de ese escenario incluyen todas las transacciones relacionadas con las facturas (alta de una factura, modificaciones, aprobación, eliminación, cambio de términos de pago, contabilización). Otras organizaciones prefieren definir múltiples escenarios donde cada transacción posible tiene un escenario. Por ejemplo, un escenario sería “carga de factura de venta en cuenta corriente” otra podría ser “carga de factura de uno de los proveedores categoría A prima” o “modificación de una factura para cambiar términos de pago”.  Es decir, se pueden generar transacciones con el nivel de detalle que se desee. En nuestra experiencia, es más cómodo trabajar con transacciones que son muy puntuales, porque se pueden organizar mejor, y lo más probable es que cuando un usuario quiera buscar ayuda sobre una transacción en particular, el usuario sepa concretamente qué quiere hacer. Por ejemplo: “tengo una factura que ingresó por el portal de Internet, y quiero completar los términos de pago”. Esa es una operación muy puntual y sería bueno que haya un escenario definido específicamente para esa transacción, así el usuario no tendrá que ver diez minutos de video de simulaciones hasta encontrar lo que le sirve (si lo encuentra).

UPK es flexible para poder generar diversos escenarios y pruebas, así que hay que tener en cuenta que una Best Practice sería tener todo bien organizado en módulos y en cada módulo hacer el detalle de cada una de las funcionalidades de ese módulo. Así UPK se puede organizar de manera jerárquica, como si fuera un explorador de Windows, y en cada directorio accedemos a los documentos particulares de esa jerarquía en particular y no de todo en general, con lo cual se los localiza fácilmente. Si se combina UPK con un portal o servidor web, también podremos buscar fácilmente la capacitación que se desea llevar a cabo.

¿Existen templates para su uso en EBS? Por ejemplo, un training de Oracle Financials GL, Oracle Financials AR, etc, que sirva de base para no comenzar desde cero?

Sí. Oracle provee escenarios ya generados para muchos módulos de la familia de ERP y manufactura. Hay más de 30 o 40 módulos, estos vienen separados del producto, se los descarga de una página de Oracle. Provee archivos con simulaciones de un módulo que uno puede consultar. Son muy útiles para capacitación interna, permite ver con un buen nivel de detalle como funciona la aplicación de forma estándar. Y esos escenarios se pueden usar como punto de partida y modificarse para convertirlos en la capacitación final que se use en su empresa.

El problema es que esos escenarios vienen sólo en ingles. UPK tiene la posibilidad de varios idiomas, más de 20, incluido español y portugués, lo que permite que se genere contenido en diversos idiomas; pero los contenidos ya generados para productos estándar están disponibles sólo en inglés.

¿Hay alguna integración prevista de la documentación con las aplicaciones desarrolladas para poder utilizarse a modo de ayuda en línea y guía paso a paso de tareas ?

Sí – no de la documentación, sino de las simulaciones. La documentación son archivos de Microsoft Word, con lo cual no se integran a nada. Las simulaciones en línea tienen la posibilidad de estar vinculadas a páginas o pantallas, o ventanas de ingreso de datos de la aplicación. Cuando uno genera un escenario y va registrando en las capturas de pantalla de cada paso, puede ingresar un código de contexto que se relaciona con una página de la aplicación. Por ejemplo si se trabaja con una aplicación de manejo de cuentas corrientes de clientes, y tiene una página de consulta de estado de cuenta, las aplicaciones tienen códigos y nombres para cada pantalla. Esos códigos se ingresan como referencia dentro del paso del proceso de UPK y lo que se logra es que cuando uno esta trabajando desde esa pantalla en la aplicación real, si uno presiona ayuda y tiene instalado UPK conectado a  la aplicación, UPK accede al paso del escenario vinculado a ese código, y muestra el escenario grabado para esa transacción, a forma de ayuda en línea. Esta es una de las características más interesantes del producto ya que permiten el acceso a la información de manera muy rápida, sin tener que navegar en otro sistema o directorio.

¿La herramienta podría ayudar a la vez en un proceso de desarrollo de software y otro de capacitación de usuarios?

En el de capacitación sin duda, ya que es uno de los objetivos principales para los que se desarrolló esta herramienta.

Con respecto al proyecto de desarrollo, hay dos opciones. Si estamos implementando un sistema desarrollado internamente, la forma de usarlo sería la misma. Si queremos utilizar UPK durante el proceso de desarrollo, se puede utilizar UPK como una herramienta de prototipos. Es decir, generar simulaciones, agregar información adicional (por ejemplo aquí la aplicación va a validar esto),  y esto se puede presentar a los usuarios o los sponsors del proyecto para obtener la aprobación del diseño. En particular sirve para cuando es necesario generar prototipos rápidamente y poder ver resultados – porque recordemos que UPK funciona en base a la captura de pantalla, con lo cual ni siquiera hace falta contar con una aplicación real: si uno tiene un dibujo o un diseño o un gráfico de cómo sería la pantalla se puede utilizar eso para generar un escenario y que hasta parezca que la aplicación funciona.

¿Cuanto tiempo demora una implementación “estándar” de UPK? ¿Existen pre-requisitos?

El tiempo va a depender del volumen de la implementación. La implementación de UPK va en pataleo a las últimas fases de construcción del material de educación. Y en lineamientos generales, puede ser del 30 al 40% de la duración del proyecto – esto no es referido al costo, el costo es mucho menor porque obviamente no necesitamos un 30% de los consultores requeridos para implementar. Si se usa UPK para distintas fases, se comienza con una versión inicial para validar un flujo, y lo va depurando y agregando material adiciona, es probable que un tercio de la duración del proyecto sea mas o menos el tiempo necesario. También se puede hacer proyectos cortos, puntuales para un tipo de salida específico y concreto – hemos tenido proyectos de un mes para generar material de capacitación, con pocas personas.

No hay pre-requisitos, es necesario conocer qué flujos se quieren documentar, qué procesos. Según la experiencia de los consultores, la información requerida para documentar esos flujos será más o menos compleja. En IT Convergence, nuestros consultores conocen ya los flujos de operación de EBS, saben cuáles son los procesos estándar y ya saben cómo completar las transacciones. Cuando los desarrolladores no conocen estos flujos, el proceso es más largo porque requerirán más información.

¿El acceso a UPK es un licenciamiento por usuario final?

Recomendamos contactarse con el ejecutivo de cuenta Oracle asignado a su organización para validar este tema.

¿UPK se usa solo para transacciones de sistemas?

UPK puede usarse para generar simulaciones sobre cualquier producto o aplicación. También podría usarse para brindar una capacitación sobre herramientas de escritorio (Word, Excel, Mail).

¿Si yo quisiera implementar UPK Hoy mismo, que equipo (servidor) y cuántos equipos servidores necesito y a grandes rasgos con qué características de HW y SW?

La respuesta dependerá del tipo de instalación a realizar, básicamente si el repositorio es compartido o no. En la instalación más sencilla, una PC de escritorio común es suficiente para instalar el editor de escenarios y la biblioteca en modo “no compartido”. El material generado puede instalarse en cualquier servidor de archivos (carpetas compartidas, Sharepoint, servidor web, etc).

Manténgase en Contacto!

Si se perdió nuestro webcast en español sobre Oracle UPK, no dude en contactarnos para obtener más información sobre esta herramienta y conocer cómo puede transformar sus proyectos. También lo invitamos a asistir a nuestro webcast de noviembre sobre UPK en inglés .

Para quienes prefieran practicar su español, esperamos tenerlos con nosotros en nuestro próximo webcast (también en inglés) sobre Oracle Release 12.2.