Definición de Procesos Administrativos en RPA

 

Procesos Administrativos de RPA

Cuando me preguntan cuáles son las áreas más críticas en la automatización de procesos utilizando tecnologías de Robotic Process Automation o RPA, generalmente se espera que la respuesta incluya detalles técnicos de distintas actividades, o recomendaciones sobre herramientas de automatización a usar, tales como UiPath, Automation Anywhere o Blueprism.

 

Para sorpresa de muchos de mis interlocutores, mi respuesta se refiere casi con exclusividad a la definición de los procesos administrativos, o funcionales, los cuales considero presentan los mayores desafíos en términos de esfuerzo de implementación.

Me refiero a que cualquier herramienta de RPA puede escanear una bandeja de entrada de correo electrónico y bajar un documento tipo pdf a una carpeta. Pero definir las reglas para identificar los emails a procesar, y confirmar cuales son los documentos a analizar, suele presentar mayores desafíos ya que implica realizar cambios a los procesos manuales de operación.

Por ejemplo: para poder procesar una factura adjunta a un correo enviado por un proveedor, tenemos que tener alguna forma de identificar los correos que provienen de proveedores y tratan sobre facturas. Esto puede hacerse de distintas formas:

  • Solicitando a cada proveedor que incluye la frase “documentación adjunta” en el título del correo.
  • Procesando los correos enviados desde direcciones de email asociadas a proveedores en nuestra aplicación de compras.
  • Abriendo todos los emails que contienen un documento adjunto, y verificando si el mismo incluye la palabra factura.
  • Realizando un análisis cognitivo del contenido del email para definir si el mismo se trata de enviar una factura.
  • Entre otros…

Claramente todas estas opciones son posibles (incluso la última) pero ninguna parece ser 100% precisa o fácil de implementar. Por lo tanto, definir la combinación de reglas que garantice un buen resultado y un costo de implementación adecuado, es parte de la tarea de análisis de procesos que a mi entender es la más crítica en un proyecto de automatización de procesos.

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