RPA para Aplicaciones ERP: Usando RPA para Extender Aplicaciones

RPA para Aplicaciones ERP

Con la creciente adopción de la tecnología de Automatización Robótica de Procesos (RPA), las compañías han comenzado a buscar formas de usar RPA para aplicaciones ERP. En este blog cubriremos cómo RPA puede ampliar sus capacidades de ERP.

Si usted trabaja en una gran corporación y su aplicación ERP recibe el soporte de un equipo global, tal vez haya tenido que enfrentar situaciones en las cuales un requerimiento de un usuario o una mejora a la aplicación ERP no pueden ser implementadas de manera rápida, y esto es porque el equipo de soporte está ocupado atendiendo otros proyectos que responden a otras prioridades y entonces no tiene la capacidad de ejecución necesaria para prestar atención a su requerimiento.

Y la mayoría de las veces usted no tendrá autorización o aprobación para implementar los ajustes localmente, ya que el equipo de soporte global es el único autorizado para modificar la aplicación ERP, ya sea esta SAP, Oracle E-Business Suite, Oracle Cloud, Microsoft Dynamics, una solución desarrollada internamente o cualquier otra aplicación.

Este es un camino sin salida donde los principales perjudicados son los usuarios que no pueden obtener la funcionalidad que necesitan y entonces deben recurrir a procesos indirectos e incómodos para completar sus transacciones, requiriendo usualmente el ingreso voluminoso y manual de información, el múltiple ingreso de la misma información en diferentes sistemas, y muchas horas de ajustes en planillas de cálculo.

Como proveedores de soluciones tecnológicas, en IT Convergence estamos acostumbrados a analizar los problemas desde diferentes perspectivas y hemos encontrados que algunas tecnologías a veces pueden utilizarse para resolver un problema y cumplir un propósito diferente para el cual fueron diseñadas y ser de gran utilidad para los usuarios finales.

RPA PARA APLICACIONES ERP

Este es el caso de RPA, una tecnología creada para automatizar acciones llevadas a cabo por humanos en entornos digitales. RPA no fue diseñada para ser usada como una plataforma de desarrollo para extender aplicaciones ERP tal como se hace cuando se crea un nuevo reporte o una interface para integrar dos aplicaciones.

Estas funcionalidades se implementan típicamente escribiendo código con las herramientas provistas por la aplicación ERP, tales como herramientas para generar Reportes, diseñadores de Pantallas, etc.

Pero cuando utilizar el entorno de desarrollo provisto por la aplicación no es posible porque el único equipo autorizado para modificar la aplicación no está disponible para atender su requerimiento, entonces utilizar RPA para este fin puede ser una gran solución ya que RPA trabaja al nivel de la capa de Interface del Usuario lo cual significa que no se debe modificar el código de la aplicación o su base de datos para poder insertar o leer información de la misma.

TRABAJANDO AL NIVEL DE LA INTERFAZ DEL USUARIO

La tecnología RPA interactúa con una aplicación o herramienta de escritorio al mismo nivel que lo hace un humano, es decir que utiliza las mismas funciones que una persona humana para realizar actividades en una aplicación o herramienta. RPA puede insertar información en una aplicación usando las mismas Pantallas o Formas y leer datos usando los mismos Reportes con los que trabaja un usuario.

Esta es una característica clave que permite desarrollar extensiones a una aplicación sin tener que modificarla creando programas nuevos. El acceso directo a la base de datos tampoco es necesario ya que todas las operaciones se realizan usando programas (Pantallas o Formas, Reportes, Procesos, etc.) que ya existen y que manejan las operaciones en la base de datos.

Desde el punto de vista de la Seguridad este enfoque garantiza que la infraestructura nunca es comprometida ya que las nuevas funciones implementadas a través de RPA no impactan directamente a la base de datos ya que trabajan a través de programas que ya se utilizan, que forman parte de la aplicación standard y que funcionan perfectamente.

Por lo tanto, las extensiones desarrolladas a través de RPA son seguras y no representan un riesgo para la aplicación.

 

ALGUNOS EJEMPLOS

A continuación se presenta una lista de operaciones que pueden automatizarse como alternativa al desarrollo customizado de una extensión a la aplicación. Debe tenerse en cuenta que en todos estos casos, construir la extensión usando las herramientas de desarrollo provistas con la aplicación es la mejor opción, pero dadas las limitaciones de acceso al equipo de soporte que debería implementar estos cambios, utilizar la tecnología RPA es una opción válida.

  • Reportes. Un proceso implementado con tecnología RPA puede fácilmente navegar a través de las distintas ventanas de una aplicación, consultar información específica y guardar los resultados en una hoja de cálculo desde donde la información puede ser analizada. El proceso puede incluir la ejecución de otros reportes que se utilicen como sets de datos sobre los cuales debe obtenerse la información, aplicar cálculos, filtrar registros y agregar información de tantas fuentes como sea necesario.
  • Formas (o Pantallas) de Ingreso de Datos. Las herramientas de RPA proveen la funcionalidad necesaria para crear formas sencillas de ingreso de datos que pueden utilizarse para ingresar información en una aplicación. Como la tecnología RPA trabaja a nivel de la Interfaz de Usuario, las operaciones de inserción de datos se hacen siempre utilizando otras Formas y Pantallas disponibles en la aplicación, pero creando nuevos formas con RPA que permiten que los usuarios ingresen la información de una manera más sencilla y simplificando también la navegación entre pantallas en la aplicación.
  • Grupos de Solicitudes (Jobs o Procesos batch o concurrentes). Algunos procesos de negocios requieren que múltiples Jobs sean ejecutados lo cual requiere que un usuario dispare múltiples procesos y espere a que finalice cada uno para ejecutar el siguiente. Un proceso RPA puede configurarse para ejecutar el grupo completo de Jobs, lo cual permite que el usuario ejecute una única acción y deje la tarea de correr los múltiples procesos al robot RPA.
  • Ingreso Múltiple de Transacciones. Algunas transacciones requieren que múltiples registros sean insertados en una aplicación a través de diferentes Formas o Pantallas standard. Ejemplo: Para crear un empleado en una aplicación deben ingresarse datos sobre su información demográfica, posición, puesto, manager, etc. Todos estos datos se ingresan generalmente a través de distintas pantallas donde la identificación principal es el código de empleado y algún otro dato que debe ingresarse muchas veces. Utilizando las Formas creados con la herramienta RPA, los usuarios pueden ingresar la información una única vez y dejar que el proceso RPA robot se ocupe de navegar a través de las distintas pantallas en la aplicación donde deben ingresarse datos e ingrese los datos requeridos por cada Pantalla evitando que el usuario debe ingresar la mismo información de identificación de la transacción múltiples veces.
  • Exportación / Importación a Hojas de Cálculo. Los procesos RPA pueden generar hojas de cálculo con información extraída de diferentes fuentes en la aplicación, y también pueden utilizar la información leída de una hoja de cálculo para crear transacciones en una aplicación. Estas operaciones pueden proveer una funcionalidad adicional de manejo de datos desde planilla de cálculo que de otra forma podrían no estar disponibles para el usuario en la aplicación standard.
  • Envío automático de emails. Muchas comunicaciones se basan en información extraída de una aplicación que se usa para crear un mensaje y enviarlo a través de un correo electrónico. Esto puede automatizarse con tecnología RPA para simplificar la obtención de la información y el envío del correo.

RESUMEN

Todas las aplicaciones tienen sus propias herramientas de desarrollo que pueden usarse para customizar o extender la funcionalidad standard provista.

Pero estas herramientas pueden no estar disponibles si existe un único grupo con permiso para modificar la aplicación.

Cuando esta situación se convierte en un camino sin salida que impide que los usuarios implementen las modificaciones y extensiones que necesitan en la aplicación, la tecnología RPA puede solucionar el problema y proveer la funcionalidad necesaria a pesar de ser una tecnología diseñada con otro objetivo.