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RPA para Aplicaciones ERP: Usando RPA para Extender Aplicaciones

RPA para Aplicaciones ERP: Usando RPA para Extender Aplicaciones

RPA para Aplicaciones ERP

Con la creciente adopci√≥n de la tecnolog√≠a de Automatizaci√≥n Rob√≥tica de Procesos (RPA), las compa√Ī√≠as han comenzado a buscar formas de usar RPA para aplicaciones ERP. En este blog cubriremos c√≥mo RPA puede ampliar sus capacidades de ERP.

Si usted trabaja en una gran corporación y su aplicación ERP recibe el soporte de un equipo global, tal vez haya tenido que enfrentar situaciones en las cuales un requerimiento de un usuario o una mejora a la aplicación ERP no pueden ser implementadas de manera rápida, y esto es porque el equipo de soporte está ocupado atendiendo otros proyectos que responden a otras prioridades y entonces no tiene la capacidad de ejecución necesaria para prestar atención a su requerimiento.

Y la mayor√≠a de las veces usted no tendr√° autorizaci√≥n o aprobaci√≥n para implementar los ajustes localmente, ya que el equipo de soporte global es el √ļnico autorizado para modificar la aplicaci√≥n ERP, ya sea esta SAP, Oracle E-Business Suite, Oracle Cloud, Microsoft Dynamics, una soluci√≥n desarrollada internamente o cualquier otra aplicaci√≥n.

Este es un camino sin salida donde los principales perjudicados son los usuarios que no pueden obtener la funcionalidad que necesitan y entonces deben recurrir a procesos indirectos e inc√≥modos para completar sus transacciones, requiriendo usualmente el ingreso voluminoso y manual de informaci√≥n, el m√ļltiple ingreso de la misma informaci√≥n en diferentes sistemas, y muchas horas de ajustes en planillas de c√°lculo.

Como proveedores de soluciones tecnol√≥gicas, en IT Convergence estamos acostumbrados a analizar los problemas desde diferentes perspectivas y hemos encontrados que algunas tecnolog√≠as a veces pueden utilizarse para resolver un problema y cumplir un prop√≥sito diferente para el cual fueron dise√Īadas y ser de gran utilidad para los usuarios finales.

RPA PARA APLICACIONES ERP

Este es el caso de RPA, una tecnolog√≠a creada para automatizar acciones llevadas a cabo por humanos en entornos digitales. RPA no fue dise√Īada para ser usada como una plataforma de desarrollo para extender aplicaciones ERP tal como se hace cuando se crea un nuevo reporte o una interface para integrar dos aplicaciones.

Estas funcionalidades se implementan t√≠picamente escribiendo c√≥digo con las herramientas provistas por la aplicaci√≥n ERP, tales como herramientas para generar Reportes, dise√Īadores de Pantallas, etc.

Pero cuando utilizar el entorno de desarrollo provisto por la aplicaci√≥n no es posible porque el √ļnico equipo autorizado para modificar la aplicaci√≥n no est√° disponible para atender su requerimiento, entonces utilizar RPA para este fin puede ser una gran soluci√≥n ya que RPA trabaja al nivel de la capa de Interface del Usuario lo cual significa que no se debe modificar el c√≥digo de la aplicaci√≥n o su base de datos para poder insertar o leer informaci√≥n de la misma.

TRABAJANDO AL NIVEL DE LA INTERFAZ DEL USUARIO

La tecnolog√≠a RPA interact√ļa con una aplicaci√≥n o herramienta de escritorio al mismo nivel que lo hace un humano, es decir que utiliza las mismas funciones que una persona humana para realizar actividades en una aplicaci√≥n o herramienta. RPA puede insertar informaci√≥n en una aplicaci√≥n usando las mismas Pantallas o Formas y leer datos usando los mismos Reportes con los que trabaja un usuario.

Esta es una característica clave que permite desarrollar extensiones a una aplicación sin tener que modificarla creando programas nuevos. El acceso directo a la base de datos tampoco es necesario ya que todas las operaciones se realizan usando programas (Pantallas o Formas, Reportes, Procesos, etc.) que ya existen y que manejan las operaciones en la base de datos.

Desde el punto de vista de la Seguridad este enfoque garantiza que la infraestructura nunca es comprometida ya que las nuevas funciones implementadas a través de RPA no impactan directamente a la base de datos ya que trabajan a través de programas que ya se utilizan, que forman parte de la aplicación standard y que funcionan perfectamente.

Por lo tanto, las extensiones desarrolladas a través de RPA son seguras y no representan un riesgo para la aplicación.

 

ALGUNOS EJEMPLOS

A continuación se presenta una lista de operaciones que pueden automatizarse como alternativa al desarrollo customizado de una extensión a la aplicación. Debe tenerse en cuenta que en todos estos casos, construir la extensión usando las herramientas de desarrollo provistas con la aplicación es la mejor opción, pero dadas las limitaciones de acceso al equipo de soporte que debería implementar estos cambios, utilizar la tecnología RPA es una opción válida.

  • Reportes. Un proceso implementado con tecnolog√≠a RPA puede f√°cilmente navegar a trav√©s de las distintas ventanas de una aplicaci√≥n, consultar informaci√≥n espec√≠fica y guardar los resultados en una hoja de c√°lculo desde donde la informaci√≥n puede ser analizada. El proceso puede incluir la ejecuci√≥n de otros reportes que se utilicen como sets de datos sobre los cuales debe obtenerse la informaci√≥n, aplicar c√°lculos, filtrar registros y agregar informaci√≥n de tantas fuentes como sea necesario.
  • Formas (o Pantallas) de Ingreso de Datos. Las herramientas de RPA proveen la funcionalidad necesaria para crear formas sencillas de ingreso de datos que pueden utilizarse para ingresar informaci√≥n en una aplicaci√≥n. Como la tecnolog√≠a RPA trabaja a nivel de la Interfaz de Usuario, las operaciones de inserci√≥n de datos se hacen siempre utilizando otras Formas y Pantallas disponibles en la aplicaci√≥n, pero creando nuevos formas con RPA que permiten que los usuarios ingresen la informaci√≥n de una manera m√°s sencilla y simplificando tambi√©n la navegaci√≥n entre pantallas en la aplicaci√≥n.
  • Grupos de Solicitudes (Jobs o Procesos batch o concurrentes). Algunos procesos de negocios requieren que m√ļltiples Jobs sean ejecutados lo cual requiere que un usuario dispare m√ļltiples procesos y espere a que finalice cada uno para ejecutar el siguiente. Un proceso RPA puede configurarse para ejecutar el grupo completo de Jobs, lo cual permite que el usuario ejecute una √ļnica acci√≥n y deje la tarea de correr los m√ļltiples procesos al robot RPA.
  • Ingreso M√ļltiple de Transacciones. Algunas transacciones requieren que m√ļltiples registros sean insertados en una aplicaci√≥n a trav√©s de diferentes Formas o Pantallas standard. Ejemplo: Para crear un empleado en una aplicaci√≥n deben ingresarse datos sobre su informaci√≥n demogr√°fica, posici√≥n, puesto, manager, etc. Todos estos datos se ingresan generalmente a trav√©s de distintas pantallas donde la identificaci√≥n principal es el c√≥digo de empleado y alg√ļn otro dato que debe ingresarse muchas veces. Utilizando las Formas creados con la herramienta RPA, los usuarios pueden ingresar la informaci√≥n una √ļnica vez y dejar que el proceso RPA robot se ocupe de navegar a trav√©s de las distintas pantallas en la aplicaci√≥n donde deben ingresarse datos e ingrese los datos requeridos por cada Pantalla evitando que el usuario debe ingresar la mismo informaci√≥n de identificaci√≥n de la transacci√≥n m√ļltiples veces.
  • Exportaci√≥n / Importaci√≥n a Hojas de C√°lculo. Los procesos RPA pueden generar hojas de c√°lculo con informaci√≥n extra√≠da de diferentes fuentes en la aplicaci√≥n, y tambi√©n pueden utilizar la informaci√≥n le√≠da de una hoja de c√°lculo para crear transacciones en una aplicaci√≥n. Estas operaciones pueden proveer una funcionalidad adicional de manejo de datos desde planilla de c√°lculo que de otra forma podr√≠an no estar disponibles para el usuario en la aplicaci√≥n standard.
  • Env√≠o autom√°tico de emails. Muchas comunicaciones se basan en informaci√≥n extra√≠da de una aplicaci√≥n que se usa para crear un mensaje y enviarlo a trav√©s de un correo electr√≥nico. Esto puede automatizarse con tecnolog√≠a RPA para simplificar la obtenci√≥n de la informaci√≥n y el env√≠o del correo.

RESUMEN

Todas las aplicaciones tienen sus propias herramientas de desarrollo que pueden usarse para customizar o extender la funcionalidad standard provista.

Pero estas herramientas pueden no estar disponibles si existe un √ļnico grupo con permiso para modificar la aplicaci√≥n.

Cuando esta situaci√≥n se convierte en un camino sin salida que impide que los usuarios implementen las modificaciones y extensiones que necesitan en la aplicaci√≥n, la tecnolog√≠a RPA puede solucionar el problema y proveer la funcionalidad necesaria a pesar de ser una tecnolog√≠a dise√Īada con otro objetivo.