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Construyendo el Caso de Negocio para RPA: Definiendo el Presupuesto de RPA

 

Al igual que cualquier otra inversión en tecnología, crear un caso de negocio para RPA (Robotic Process Automation) es un paso crítico para el proyecto y la forma correcta de comenzar su viaje de RPA. En este blog discutiremos un aspecto crítico en la construcción de su caso de negocio para RPA, definir el presupuesto de RPA.

La creciente velocidad a la que las tecnologías emergentes se están convirtiendo en críticas, hace que sea difícil planificar con anticipación cuáles serán las iniciativas de TI que la empresa necesitará implementar para mantenerse actualizado en un mercado altamente competitivo.

RPA es una de esas tecnologías que incluso cuando ha estado disponible en el mercado desde hace algún tiempo, puede que no haya sido considerada seriamente y presupuestada, hasta que uno de los jefes de departamento de la compañía comunica que necesita implementarla para reducir costos o mejorar la calidad y mantener el ritmo del negocio establecido por la competencia.

Como proveedores de servicios de automatización (RPA) y aplicaciones de ERP, en IT Convergence estamos acostumbrados a enfrentar situaciones en las que una empresa necesita aprovechar los beneficios de RPA desesperadamente pero tiene que esperar hasta el próximo ciclo presupuestario para financiar el proyecto de automatización.

Por lo tanto, establecer con precisión el presupuesto RPA es clave para asegurarse de que obtendremos el presupuesto necesario y podremos ejecutarlo durante el próximo año fiscal, pero al mismo tiempo debemos asegurarnos de no sobreestimar el costo y el riesgo de que el proyecto no aprobado.

 

PRESUPUESTO PARA RPA: DIFERENTES FÓRMULAS

Para estimar con precisión el esfuerzo requerido para implementar un proyecto de automatización con RPA, existen diferentes fórmulas basadas en el enfoque paramétrico que calcularán el presupuesto RPA requerido.

Estas fórmulas generalmente son proporcionadas por los proveedores de la tecnología (los productos RPA como UiPath o Automation Anywhere) pero requieren un cierto grado de ajuste para adaptar los resultados a la realidad de la empresa y los procesos involucrados.

Según nuestra experiencia, la mayor complejidad en la automatización de procesos basados ​​en aplicaciones ERP está relacionada con las propias aplicaciones ERP y no con las herramientas RPA. El desarrollo de un proceso de automatización es relativamente simple y se puede lograr después de recibir una cantidad limitada de capacitación, lo que hace que muchos proveedores sin experiencia o vendedores independientes sientan la confianza para ofrecer servicios de desarrollo RPA.

Pero si bien aprender una herramienta de desarrollo RPA es algo fácil de hacer, dominar una aplicación ERP corporativa es un poco más difícil, ya que implementan múltiples capas de complejidad para lograr su funcionalidad y, por lo general, estas grandes aplicaciones no están disponibles para los proveedores que sí lo hacen. anteriormente no tenía líneas de negocios relacionadas con estas aplicaciones y, por lo tanto, apenas puede aprender sobre ellas.

Esto significa que trabajar con el proveedor adecuado es clave para obtener una estimación precisa y asegurarse de tener los fondos necesarios.

EVALUANDO SU PROYECTO DE RPA

Establecer el presupuesto de RPA para su proyecto generalmente requiere la ejecución de un proyecto de evaluación que evalúa las diferentes actividades realizadas en un departamento e identifica buenos candidatos para la automatización, es decir, procesos que pueden generar un beneficio después de ser automatizados.

Una buena evaluación establecerá el presupuesto RPA correcto y también identificará los beneficios que puede obtener de esta tecnología. Estos beneficios están relacionados principalmente con la reducción de costos, pero también hay otro conjunto importante de beneficios que provienen de la mejora de la calidad en los procesos, la reducción del tiempo requerido para completar las actividades y también la reducción de errores.

Estos beneficios junto con otras implicaciones (mejor logro de SLA, eliminación de penalizaciones debido a errores en el procesamiento, mejor satisfacción del cliente, etc.) son clave para presentar su caso de negocios a su gerencia y obtener la financiación necesaria.

Este tipo de iniciativa de evaluación requiere trabajar con analistas empresariales experimentados que conocen su organización e industria, tienen una amplia experiencia con los sistemas ERP, pueden identificar la necesidad de implementar cambios en sus procesos antes de considerarlos para la automatización, y también tienen experiencia en la automatización de procesos con RPA y otras tecnologías.

Cuando combina todos estos elementos, puede estar seguro de que obtendrá una estimación precisa del presupuesto RPA necesario para su proyecto y también obtendrá una lista de los beneficios que podrá lograr después de la automatización.