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Simplifique la contabilidad con Oracle Subledger Accounting – Preguntas

Simplifique la contabilidad con Oracle Subledger Accounting – Preguntas
SubLedger Accounting

La semana pasada ofrecimos el webcast en espa√Īol: ¬ŅC√≥mo simplificar tu contabilidad con Subledger Accounting (SLA)? En tanto tuvimos muchos asistentes que realizaron preguntas y no pudimos responder todas en vivo, hoy les traemos la transcripci√≥n de las respuestas que quedaron pendientes. Si no pudo asistir al webcast y desea descargar una grabaci√≥n, obt√©ngala aqu√≠.

¬ŅEl m√≥dulo de GL tiene alg√ļn¬† reporte o concurrent program que me pueda dar el detalle de transacciones por Modulo dado una cuenta GL ingresada¬† (es decir un drilldown)?
Cuando se genera el proceso Create Accounting , desde cada uno de los diferentes m√≥dulos se genera un reporte donde se muestra el detalle de cada uno de los movimientos contables. All√≠ se muestran los tipos de eventos, n√ļmeros de documentos que se est√°n transfiriendo, cu√°ntos se procesaron y cu√°ntos terminan con error y el detalle de los movimientos asociados.


Adicionalmente, se puede consultar desde cada póliza el movimiento origen vía drill down o desde la misma transacción.

En cuanto a la legislaci√≥n colombiana, ¬ŅSLA cuenta con alguna localizaci√≥n especifica?
No existe una localización como tal para SLA ya que SLA es una funcionalidad que se encuentra dentro de cada uno de los módulos.

¬ŅExisten cambios en SLA en 12.2.4?
No, el √ļltimo cambio fue en 12.1.3 que es el Nuevo control de calificador de cuentas. Para restringir las p√≥lizas manuales se ha creado el nuevo control en el segmento de cuenta natural para proporcionar a los usuarios la posibilidad de llevar un control de cuentas que no requieren de entradas manuales contables.

En mi empresa hemos desarrollado un reporte drilldown para extraer los datos en un Excel, con el detalle de las transacciones en 11i. En R12, ¬Ņse tiene ese tipo de reporte?
En Release 12 las pólizas que se consultan ya pueden mostrar una descripción a nivel línea de acuerdo a lo que se definan en las reglas de SLA, sin embargo no existe un reporte como tal. No obstante, la información se encuentra en las tablas de SLA.

Si la contabilidad para el Subledger se encuentra definida como contabilizar a detalle (es decir sin agrupación o suma por combinación contable), la descripción asociada a cada uno asientos contables o líneas de las pólizas que se encuentra definida de acuerdo a las reglas se puede consultar mediante un reporte de análisis de cuenta.

¬ŅSe actualizan las combinaciones contables en las transacciones una vez que las mismas hayan sido modificadas por el SLA o quedan las transacciones con una cuenta y GL con una diferente?
Las transacciones en pantalla (por ejemplo pantalla de facturas) quedan con una cuenta diferente, pero al momento de consultar las entradas contables (create accounting events) desde el subledger se pueden ver los movimientos contables que viajan desde el módulo a subledger accounting (SLA) y se almacenan en tablas de XLA y posteriormente a GL donde la información que se almacena en XLA es idéntica a la que va a conformar la póliza en GL.

Por ejemplo proveedor tipo manufactura, este se utiliza para derivar la cuenta de pasivo del proveedor

A nivel factura va a mostrar la cuenta contable del site del proveedor (que es la que deriva el sistema por default) que es la cuenta 01-000-2210-0000-000

Sin embargo, una vez que se ejecuta el proceso create accounting las entradas contables asociadas van a aparecer con la cuenta contable derivada y esto es lo que se almacena en las tablas de XLA y es lo que viaja a GL

¬ŅPara migrar datos de release 11 a release 12 SLA hay apis suministrados por oracle? ¬ŅSe recomienda tener consultor√≠a?
Existe un programa denominado R12 SLA (Subledger Accounting) Pre-Upgrade program que se utiliza para que durante la migraci√≥n las entradas contables existentes de los subledgers (AR, AP, etc) se actualicen al modelo de datos Oracle Subledger Accounting (SLA). Por defecto, la actualizaci√≥n actualiza los datos se hace para el a√Īo fiscal en curso, as√≠ como los per√≠odos necesarios del a√Īo fiscal anterior, para asegurarse de que hay seis per√≠odos incluidos en la actualizaci√≥n (que es el periodo m√≠nimo para la actualizaci√≥n).

El programa¬† R12 SLA (Subledger Accounting) Pre-Upgrade program que¬† se puede ejecutar si y solo si, se est√° ejecutando Oracle Genereal Ledger y por lo menos uno de los siguientes subledgers: Assets, Cost Management, Payables, Receivables, Purchasing, or Project Accounting. Este programa opcionalmente te permite cambiar el n√ļmero de periodos hist√≥ricos por default a ser actualizados.
Si no se ejecuta una completa actualización de los datos contables, Oracle Subledger Accounting permite ejecutar una actualización original de los datos ejecutando el SLA post-upgrade process. Cuando un dato que sea requerido (es decir falte), por ejemplo en el caso de cancelar o anular una transacción que no tiene una actualización de las datos contables, esta fallará.

Adicionalmente, en mi experiencia en una migración de 11i a R12 vía parches o una re-implementación, sí es necesario tener consultoría ya que los impuestos en Oracle R12 se manejan en un módulo aparte denominado Oracle E-Business Tax (para los módulos financieros).
Esto origina gran cantidad de cambios, sobre todo en el módulo de cuentas por pagar ya que existen nuevos conceptos como por ejemplo perfiles de pago, que si no se revisan, analizan y testean antes de un go-live, pueden traer gran cantidad de inconvenientes.

¬ŅCon Subleger Accounting puedo llevar la contabilidad Gerencial?
Con SLA se pueden dise√Īar reglas para que en la informaci√≥n de los diferentes m√≥dulos auxiliares¬† tenga m√ļltiples representaciones contables en Libros de mayor secundarios (subledger) que permita el an√°lisis de la informaci√≥n contable para satisfacer diferentes necesidades de la organizaci√≥n. Por ejemplo reportar al corporativo, informes estatutarios, etc.

De lo que estoy entendiendo, ¬ŅSLA puede servir para cubrir los requerimientos de Control Interno de la organizaci√≥n?
SLA es una funcionalidad de R12 que consiste en un motor de contabilizaci√≥n centralizado en cual se pueden dise√Īar reglas para proporcionar un sistema de contabilidad adaptado a sus necesidades.
Existen reglas que se pueden crear para derivar los valores de un segmento contable o una cuenta contable por default y con esto se pueda minimizar los errores contables y las necesidades de reclasificación de movimientos causados por la entrada incorrecta de cuentas contables por parte de los usuarios de los diferentes módulos auxiliares que envían entradas contables a GL.

En mi experiencia en una fase posterior a go live, las empresas tienen una estabilización de sus operaciones y con esto se detectan los errores típicos contables derivados de las entradas en los módulos auxiliares creadas por los usuarios por lo que el siguiente paso es analizarlas y determinar la forma en que se pueden solucionar y revisar en qué casos se pueden aplicar reglas de SLA para la disminución de errores.

¬ŅPor qu√© hay veces que cuando se ejecuta el Create Accounting no env√≠a todas las transacciones a GL aun cuando el concurrente haya terminado como complete?¬† Mi empresa tiene que recurrir al concurrente Transfer Journal Entries to GL.
Efectivamente este tema lo he visto en varios clientes y la solución alterna es generar el concurrente Transfer Journal Entries to GL.

Una de las causas por las que no se envían los datos almacenados en las tablas de XLA  a GL es porque la configuración en General Ledger asociada al subledger (módulo auxiliar) es que no Transfiera a GL, la navegación para revisar esta configuración es:

  1. Click en el botón de actualizar del Subledger Accounting Options para el ledger que aplica
  2. Actualizar el botón de Accounting Options Button para el subledger (módulo auxiliar de Oracle que se aplica).
  3. Cambiar la configuración   de Transfer to GL Box a si y aplicar
  4. Ejecutar el proceso de transferir entradas contables otra vez

Existe un bug conocido que consiste en que si la fecha del evento es menor o mayor a la fecha contable no se transfiere a GL. Si las transacciones se encuentran en las tablas de GL_TRANSFER_STATUS_CODE  en  xla_ae_headers table con valor N se pueden transferir las pólizas a GL mediante el concurrente Transfer Journal Entries to GL en caso contrario en que las transacciones estén con valor Y es necesario abrir un SR con Oracle support

¬ŅEn M√©xico un JOURNAL es un asiento o una p√≥liza?
En México un journal es una póliza y un accounting entry es un asiento contable. Una póliza puede contener una o más accounting entries (asientos contables),  esto depende cuando se generé el proceso de create accounting (crear contabilidad) cuantos movimientos pendientes de contabilizar existen en el subledger o módulo.

Por ejemplo en el módulo cuentas por pagar si existen movimientos de facturas y pagos pendientes de contabilizar estos movimientos generarían dos pólizas una para facturas y otra para pagos por cada moneda (por ejemplo dólares, pesos, etc.) y dependiendo del tipo de contabilidad en resumen o a detalle es la información que se mostrará.

Si es a detalle mostrará cada una de las líneas asociadas a los movimientos contables de las facturas o pagos, si es a resumen mostrará el total de los movimientos (asientos contables) sumados por cuenta contable.

En contabilidad, se denomina asiento contable o apunte contable a cada una de las anotaciones o registros que se hacen en el Libro diario de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una empresa.

En el sistema de partida doble, cada asiento se compone al menos de dos anotaciones: una al debe y otra al haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y se fundamentan por el hecho de que todo apunte afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene una contra partida.

Una póliza es una agrupación de asientos contables que se generan por cada una de las transacciones del subledger (por ejemplo facturas y pagos en cuentas pagar) que contiene transacciones pendientes de contabilizar.  Cada una de las pólizas  está asociada a una categoría de pólizas acuerdo al módulo (subledger) y al tipo de movimiento.

Las pólizas contables son documentos físicos o digitales que contienen los registros contables de una o varias operaciones realizadas por un ente económico. Dichas pólizas pueden ser catalogadas de acuerdo a la naturaleza de la operación que ampara, estas pueden ser:

  • P√≥lizas de egreso: contienen registros contables referentes a las erogaciones por parte de la entidad econ√≥mica no obstante si la erogaci√≥n se realiza por medio de un cheque la p√≥liza se conoce como p√≥liza cheque¬†
  • P√≥lizas de ingreso: contienen los registros contables que representan el ingreso del dinero al ente econ√≥mico ya sea efectivo, transferencia o cheque¬†
  • P√≥lizas de diario: este tipo de p√≥lizas se realizan para registrar las operaciones que afectan la econom√≠a de la empresa, pero no representan flujo de efectivo alguno.

Cuando ejecuto el Concurrente Crear Contabilidad y muestra error por descompensaci√≥n. ¬ŅEste error solo se encuentran en las tabla de XLA o lleg√≥ algunas l√≠neas al M√≥dulo de Ledger?
Los movimientos con este error s√≥lo se van a encontrar en tablas de XLA,¬† si existen movimientos en la ejecuci√≥n del proceso create accounting que tienen una contabilidad exitosas √ļnicamente los movimientos con estatus de ‚Äúcontabilidad exitosa‚ÄĚ son los que viajan de las tablas de XLA¬† a las de contabilidad ‚ÄúGL‚ÄĚ